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Business Email Communication

Every email your company sends is subject to regulations.

Business email involves archiving obligations, transport encryption requirements, and data protection rules — even for routine correspondence with customers and partners.

Verificação da realidade

Could you produce a complete, tamper-proof email archive for the last 10 years if a regulator asked?

GDPR (General Data Protection Regulation)

mandatory Art. 5(1)(e), Art. 32

As suas obrigações

  • Encryption in transit (TLS) for personal data
  • Email signatures with required legal disclosures
  • Access control for shared mailboxes
  • Retention and deletion policies for email data
  • DPA with email hosting provider

O SiteGuardian monitoriza isto

  • TLS/HTTPS encryption monitoring
  • Automated cookie consent detection
  • Security headers analysis
  • Email transport encryption checks
  • Breach notification SLA tracking (72h)
  • Digital DPA/AVV signing

Risco se ignorado

Unencrypted emails with personal data = Art. 32 violation. Missing retention policy = Art. 5(1)(e) violation.

Commercial Archiving Obligations

mandatory § 147 AO, § 257 HGB

As suas obrigações

  • Email archiving for 6-10 years (commercial correspondence)
  • Tamper-proof storage (GoBD in DE, similar in other EU states)
  • Ability to produce records for tax audits
  • Retention periods vary by content and jurisdiction

Risco se ignorado

Tax audit failures. Estimated assessments by tax authorities. Criminal liability for document destruction.

Isto aplica-se a si?

Se responder sim a 2 ou mais, estes regulamentos muito provavelmente aplicam-se ao seu negócio.

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Check your email security (SPF/DKIM/DMARC)
Ver todos os cenários · Diretório regulamentar da UE · Plano Compliance

Esta página fornece informações gerais sobre os quadros regulamentares da UE. Não constitui aconselhamento jurídico. Consulte um profissional jurídico qualificado para obter aconselhamento específico à sua situação. O SiteGuardian documenta a sua monitorização de forma contínua — a conformidade é da responsabilidade da sua organização.