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Business Email Communication

Every email your company sends is subject to regulations.

Business email involves archiving obligations, transport encryption requirements, and data protection rules — even for routine correspondence with customers and partners.

Vérification de la réalité

Could you produce a complete, tamper-proof email archive for the last 10 years if a regulator asked?

GDPR (General Data Protection Regulation)

mandatory Art. 5(1)(e), Art. 32

Vos obligations

  • Encryption in transit (TLS) for personal data
  • Email signatures with required legal disclosures
  • Access control for shared mailboxes
  • Retention and deletion policies for email data
  • DPA with email hosting provider

SiteGuardian surveille cela

  • TLS/HTTPS encryption monitoring
  • Automated cookie consent detection
  • Security headers analysis
  • Email transport encryption checks
  • Breach notification SLA tracking (72h)
  • Digital DPA/AVV signing

Risque en cas de non-conformité

Unencrypted emails with personal data = Art. 32 violation. Missing retention policy = Art. 5(1)(e) violation.

Commercial Archiving Obligations

mandatory § 147 AO, § 257 HGB

Vos obligations

  • Email archiving for 6-10 years (commercial correspondence)
  • Tamper-proof storage (GoBD in DE, similar in other EU states)
  • Ability to produce records for tax audits
  • Retention periods vary by content and jurisdiction

Risque en cas de non-conformité

Tax audit failures. Estimated assessments by tax authorities. Criminal liability for document destruction.

Cela vous concerne-t-il ?

Si vous répondez oui à 2 ou plus, ces réglementations s'appliquent très probablement à votre entreprise.

Voyez où vous en êtes

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Check your email security (SPF/DKIM/DMARC)
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Cette page fournit des informations générales sur les cadres réglementaires de l'UE. Elle ne constitue pas un avis juridique. Consultez un professionnel du droit qualifié pour des conseils adaptés à votre situation. SiteGuardian documente votre surveillance en continu — la conformité relève de la responsabilité de votre organisation.