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Business Email Communication

Every email your company sends is subject to regulations.

Business email involves archiving obligations, transport encryption requirements, and data protection rules — even for routine correspondence with customers and partners.

Verifica della realtà

Could you produce a complete, tamper-proof email archive for the last 10 years if a regulator asked?

GDPR (General Data Protection Regulation)

mandatory Art. 5(1)(e), Art. 32

I tuoi obblighi

  • Encryption in transit (TLS) for personal data
  • Email signatures with required legal disclosures
  • Access control for shared mailboxes
  • Retention and deletion policies for email data
  • DPA with email hosting provider

SiteGuardian monitora questo

  • TLS/HTTPS encryption monitoring
  • Automated cookie consent detection
  • Security headers analysis
  • Email transport encryption checks
  • Breach notification SLA tracking (72h)
  • Digital DPA/AVV signing

Rischio se ignorato

Unencrypted emails with personal data = Art. 32 violation. Missing retention policy = Art. 5(1)(e) violation.

Commercial Archiving Obligations

mandatory § 147 AO, § 257 HGB

I tuoi obblighi

  • Email archiving for 6-10 years (commercial correspondence)
  • Tamper-proof storage (GoBD in DE, similar in other EU states)
  • Ability to produce records for tax audits
  • Retention periods vary by content and jurisdiction

Rischio se ignorato

Tax audit failures. Estimated assessments by tax authorities. Criminal liability for document destruction.

Questo ti riguarda?

Se rispondi sì a 2 o più, queste normative molto probabilmente si applicano alla tua azienda.

Scopri a che punto sei

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Check your email security (SPF/DKIM/DMARC)
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Questa pagina fornisce informazioni generali sui quadri normativi dell'UE. Non costituisce consulenza legale. Consulta un professionista legale qualificato per una consulenza specifica alla tua situazione. SiteGuardian documenta il tuo monitoraggio in modo continuo — la conformità è responsabilità della tua organizzazione.